Workflow Buchungsprozess
Der Kunde bucht auf der Website.
Das Büro verschickt eine E-Mail mit dem Zugangscode für die Tür und der Rechnung.
Im Detail:
- Die Zugangscodes für die Tür werden für die ganze Saison generiert und im Büro Kümpel und bei Medifit verwahrt. Es wäre ausreichend, wenn bei Medifit nur die Codes der nächsten Tage vorhanden sind.
- Der Kunde sucht sich auf der Internetseite eine freie Zeit aus, klickt darauf und trägt die erforderlichen Daten ein.
- Der Termin wird sofort als blockiert dargestellt. Der Kunde bekommt sofort automatisch eine Bestätigungs-E-Mail für seine Anfrage.
- Es wird automatisch eine E-Mail mit dem Buchungswunsch an das Büro Krümpel und an Medifit geschickt.
- Am nächsten Büroarbeitstag wird die Anfrage im Büro Krümpel auf Plausibilität geprüft. Erscheint sie nicht plausibel, wird sie über soccer-kirche.YouCanBook.me storniert. Dadurch wird der Termin wieder frei der Kunde bekommt eine E-Mail.
- Ist die Anfrage plausibel bekommt der Kunde eine E-Mail mit dem Zugangscode, der an seinem Termin gültig ist. Außerdem enthält die E-Mail die Zahlungsdaten. Als Verwendungszweck dient der Buchungscode, der bei der Buchung generiert wurde (nicht identisch mit dem Tür-Code!).
- Es wird eine Telefonnummer eingerichtet, unter der außerhalb der Büroöffnungszeiten Zugangscodes ausgegeben werden können.
- Bei kurzfristigen Buchungen wird der Kunde aufgefordert, diese Nummer anzurufen. Geht der Anruf ein, wird Anhand der eingegangenen E-Mail geprüft, ob eine plausible Buchung erfolgt ist. Dann wird der Tür-Code für den entsprechenden Termin ausgegeben. Gleichzeitig wird die Buchung in einer Tabelle inklusive Buchungscode erfasst.
- Bei kurzfristigen Buchung erfolgt am nächsten Büroarbeitstag die gleiche E-Mail (siehe Punkt 6) mit der Zahlungsaufforderung.
- Rabatte für Dauerbuchungen werden im Büro manuell gepflegt und in den Rechnungen berücksichtigt.
- Die Zahlungseingänge werden mit der Tabelle der Buchungen abgeglichen, gegebenenfalls per Post gemahnt.
